L’ottimizzazione del tempo è un processo che può avere importanti effetti positivi sia in ambito lavorativo che in ambito extralavorativo. Nel primo caso, ci permetterà di massimizzare la produttività e raggiungere determinati obiettivi in modo più rapido e con minori sforzi, nel secondo caso ci consentirà di vivere aspetti della vita extralavorativa ai quali si sarebbe costretti a rinunciare per “mancanza di tempo” (per esempio hobby, relazioni sociali ecc.).
Ottimizzare il tempo quindi, in linea generale, ci permette di migliorare la qualità della propria vita. A tale proposito, un certo aiuto può venire da vari strumenti informatici quali i Personal Information Manager, i gestori di password e i tool di project management. Diamo quindi uno sguardo d’insieme a questi strumenti che possono aiutarci a gestire meglio il nostro tempo sia nel lavoro che in ambito extralavorativo.
Personal Information Manager
Un Personal Information Manager o, all’italiana, Gestore di Informazioni Personali o, più popolarmente, agenda elettronica, è un software che consente di organizzare vari aspetti della propria produttività personale o lavorativa gestendo varie attività come per esempio impegni e scadenze, programmazione di eventi, appunti vari, calendari ecc.
Molto spesso questi strumenti possono sincronizzare diversi dispositivi permettendo di avere sempre sotto controllo le varie attività da svolgere nella giornata, nella settimana o in periodo prestabilito. In Rete sono disponibili vari tool di questo genere sia gratuiti che a pagamento.
Gestore di password
Un gestore di password, o password manager, è una soluzione che permette di ottimizzare e rendere più semplice, più rapida e sicura la gestione non soltanto delle password, ma anche di passkey, carte di credito ecc. Un password manager può svolgere varie funzioni:
- genera in automatico una password estremamente sicura per i nuovi account
- memorizza tutte le password e inserisce in automatico le credenziali di accesso evitando all’utente di dover ricordare la password o di doverla reimpostare (di norma con una procedura alquanto macchinosa con grande spreco di tempo) qualora questa sia stata dimenticata (un evento non così infrequente, soprattutto in quelli account cui si accede raramente);
- permette un rapido accesso ai vari account con un solo clic (non c’è più bisogno di ricordare il nome utente e la password e digitarli)
- segnala quali sono le password deboli impostate sui vari account;
- sincronizza le informazioni di accesso su tutti i vari dispositivi utilizzati;
- invia una notifica quando i dati dell’utente sono in pericolo (violazione di uno dei siti web utilizzati).
A seconda delle proprie specifiche esigenze si può ricorrere a un gestore di password gratuito oppure a un password manager con funzioni premium. In questo caso è necessario sottoscrivere un piano di abbonamento.
App per la gestione del tempo
Esistono apposite app di gestione del tempo che calcolano e valutano il tempo passato al computer. Possono essere utili per valutare in modo oggettivo l’utilizzo che viene fatto del computer aiutando l’utente a identificare quelle aree in cui potrebbe essere possibile migliorare l’efficienza con inevitabile risparmio di tempo.
Tool di project management
I tool di project management sono applicazioni che aiutano i responsabili dei progetti a pianificare, monitorare e gestire nel modo più efficiente possibile le attività relative a un progetto. Sono infatti strumenti che forniscono una vasta gamma di funzionalità come per esempio la creazione di piani di progetto dettagliati (con obiettivi, scadenze ecc.), l’assegnazione delle risorse a un determinato progetto (personale, attrezzature, budget ecc.), il monitoraggio dei progressi, la comunicazione fra membri del team (tramite app di messaggistica integrate), la gestione dei documenti del progetto (upload, download, condivisione ecc.), l’automazione dei flussi di lavoro e il reporting.
