Gestire un'azienda significa anche dedicarsi a processi di automazione mirati a snellire la burocrazia il più possibile. Ciò implica rendere digitali determinati processi ripetitivi e i conseguenti dati, così da recuperarli in un archivio virtuale. Questo permette non solo di avere un controllo migliore, ma anche di limitare molto l'errore umano, velocizzando le singole operazioni, nonché interi procedimenti. Lo spend management si semplifica così grazie all'automazione, permettendo ai manager di dedicarsi allo sviluppo aziendale sotto altri aspetti.
L'automazione dello spend management
Il processo di automazione nell'ambito dello spend management, come sottolineato anche da tpi.it, infatti, è diventato una delle priorità di molteplici aziende che vogliono implementare il giro d'affari ottimizzando soprattutto i procedimenti economici a partire dall'acquisto delle forniture.
Le spese per un'azienda rappresentano un vero e proprio investimento che deve mutare in guadagno: si può trattare di materiali semi-lavorati o per la creazione di un prodotto finito, di merci da smistare presso terzi o presso un cliente finale e persino di servizi erogati ad altre aziende. In ogni caso, si avranno delle fatture a rendicontare tali spese e poterle inserire velocemente in un sistema digitale significa ritrovarle in pochi clic e poter ricavare dei dati estremamente preziosi su quanto investito. Questo aspetto riguarda anche la gestione del personale: assunzioni, stipendi, TFR e tutto ciò che concerne le risorse umane. Vi sono poi le spese legate alle forniture elettriche, del gas, dell'acqua e tutto ciò che riguarda quelle più pratiche come l'affitto di un locale.
Di contro, le aziende avranno ovviamente anche dei guadagni che saranno rappresentati dalle fatture emesse e, assieme a quelle ricevute, saranno i pilastri per stilare un bilancio.
Tutti questi documenti e dati un tempo venivano archiviati in forma cartacea e per ciò che va firmato in calce tale modalità è ancora attuale. Ma poter recuperare e digitalizzare tutto in un unico ambiente rende non solo più rapida l'individuazione di ogni singola voce, specie se opportunamente categorizzata, ma anche di stilare statistiche e rendiconti con cadenza settimanale, mensile o annuale in maniera più smart.
Ciò riguarda anche gestioni più complesse come quella di magazzino, che si traduce in acquisti da stoccare nei settori, da recuperare per la distribuzione, ma anche in mezzi di trasporto, di sollevamento, pianificazioni di percorsi e controllo di spese quali quelle di manutenzione e carburante, nonché trasferta dei dipendenti.
Le innovazioni proposte da Soldo
Soldo è una realtà che propone tutte queste innovazioni concernenti la digitalizzazione dello spend management in un'ottica di semplificazione delle operazioni: ad esempio, in presenza di scontrino o fattura cartacea, basterà una semplice app per cellulare che scatta una foto da inviare al software principale. La spesa o l'acquisto sono così automaticamente archiviati.
Non solo, ma Soldo prevede anche delle carte aziendali per consentire ai dipendenti di effettuare spese durante le trasferte, con registrazione automatica dei movimenti e impostazioni di budget. Si possono ad esempio suddividere le carte carburante da quelle per le spese di altro tipo e snellire i pagamenti con app quali Google Pay o Apple Pay.
La dashboard proposta da Soldo è intuitiva e suddivisa per categorie, così da rendere più efficiente sia la ricerca che l'archiviazione. Il programma, inoltre, può essere completato con programmi aziendali riferiti alla contabilità interna quali QuickBooks, ZTravel e Sage.
Per ogni operazione, infine, è possibile gestire le autorizzazioni così da consentire a determinati responsabili di settore di intervenire nel proprio oppure nell'intero sistema.
Grazie a tutte queste caratteristiche, Soldo garantisce soluzioni innovative di automatizzazione dello spend management per aziende di piccole e grandi dimensioni.
